Inserve

Rust creëren in een groeiend bedrijf

Groenendal IT is een gevestigde naam in de regio Balk. Sinds 2008 helpt het bedrijf klanten met uiteenlopende IT-vraagstukken – van ZZP’ers tot kinderopvangorganisaties en scholengemeenschappen. Sjoerd Groenendal, oprichter en eigenaar, zag zijn bedrijf geleidelijk groeien en specialiseert zich vandaag de dag in zakelijke IT-dienstverlening, met een sterke focus op betrokkenheid, advies en kwaliteit.

“Wij groeien bewust langzaam en organisch,” vertelt Sjoerd. “Onze klanten komen via mond-tot-mondreclame. Dat betekent ook dat we onze processen intern goed op orde moeten hebben – en dat begint bij een goede administratie.”

Het probleem met incasso’s

Groenendal IT werkt veel met abonnementen: onderhoudscontracten, licenties, telefonie. En bij elk nieuw contract hoorde een automatisch incassomandaat. “Dat was een drama,” zegt Sjoerd. “We moesten PDF’s aanpassen, mailen, klanten moesten ze printen en terugsturen. Maar dat gebeurde bijna nooit. En als het wél terugkwam, dan vaak incompleet of onduidelijk.”

Voor het boekhoudteam leverde dit veel frustratie op. “De boekhouder moest regelmatig achter betalingen aan, zonder te weten of een machtiging überhaupt was verzonden. Dat zorgde intern voor onrust en inefficiëntie.”

Enter PayIBAN

Op zoek naar een oplossing kwam Sjoerd terecht bij PayIBAN. “Ik zocht een manier om incassomachtigingen digitaal te regelen, zonder al die handmatige stappen. Toen ik de site van PayIBAN zag, wist ik: dit is wat we nodig hebben.”

Sjoerd nam contact op, en kwam in gesprek met Elio van PayIBAN. “Vanaf het eerste moment klikte het. Elio is toegankelijk, denkt mee, schakelt snel. Dat werkt gewoon prettig.” Het team van PayIBAN bood niet alleen een gebruiksvriendelijke oplossing aan de voorkant, maar dacht ook mee over de technische kant van de integratie.

De kracht van samenwerking

Wat de samenwerking bijzonder maakt, is de manier waarop PayIBAN samenwerkt met partners. In dit geval was dat Inserve, het PSA-systeem dat Groenendal IT gebruikt voor servicemanagement en ticketing. Marnick Menting van Inserve kreeg de vraag op zijn bureau.

“We bouwen standaardsoftware, maar denken wel mee,” legt Marnick uit. “De vraag van Groenendal IT was helder: kunnen we de machtigingsaanvraag van PayIBAN integreren in onze ticketflow?”

Die integratie bleek verrassend eenvoudig. “Met een slimme toepassing van variabele tags konden we vanuit een ticket automatisch een gepersonaliseerde link naar PayIBAN genereren, inclusief het juiste debiteurnummer. Klanten kunnen dan direct via hun bank het mandaat afgeven.”

Van onzichtbare rompslomp naar inzicht en grip

Sjoerd: “Die oplossing is echt goud waard. Waar we eerder geen enkel zicht hadden op de status van machtigingen, hebben we nu volledige controle. We zien precies wie wel en wie nog niet heeft getekend, en kunnen makkelijk opvolgen vanuit het systeem.”

Het mooiste? “De oplossing is eenvoudig. Geen zware softwareontwikkeling, maar slim gebruik van wat er al is. En dat maakt het schaalbaar voor andere klanten van Inserve.”

PayIBAN als betrouwbare partner

Sjoerd is uitgesproken positief over PayIBAN. “De technologie is robuust, maar vooral: het bedrijf denkt mee. Ze snappen dat een oplossing niet alleen technisch goed moet zijn, maar ook praktisch moet werken voor de eindgebruiker.”

Hij prijst de snelheid en klantgerichtheid van PayIBAN. “Ze luisteren echt. En ze blijven ook doorontwikkelen. Zaken waar wij in het begin tegenaan liepen, zoals beperkte bankondersteuning, zijn inmiddels opgelost. Ze staan niet stil.”

Ook de branding speelt mee: “Onze klanten komen nu op een gepersonaliseerde pagina met ons logo en een veilige betaalomgeving. Dat straalt professionaliteit uit.”

De kracht van best-of-breed

Voor Inserve is deze samenwerking een schoolvoorbeeld van hoe hun filosofie werkt. “Wij focussen op servicemanagement en koppelen met de beste tools voor boekhouding en incasso,” aldus Marnick. “Met Exact Online voor de boekhouding en PayIBAN voor incasso’s heb je een combinatie die klopt.”

Ook de gebruikerservaring telt. “Onze klanten willen snelheid en overzicht. Dankzij deze integratie kunnen ze met twee klikken een incassoverzoek versturen, en precies volgen wat de status is.”

Een voorbeeld voor de branche

Sjoerd moedigt andere IT-dienstverleners aan om ook de stap te zetten: “Als je met abonnementen werkt, is dit dé manier om je processen te stroomlijnen. Het bespaart tijd, voorkomt fouten en geeft je klant een professionele ervaring.”

De kosten zijn volgens hem verwaarloosbaar. “Voor een paar tientjes per maand hebben wij rust in de tent én grip op ons geld. Alleen al de tijd die we besparen op nabellen en achteraanjagen is het meer dan waard.”

Tot slot

Wat begon als een frustratie in de administratie is uitgegroeid tot een voorbeeld van slimme, praktische innovatie. Dankzij de samenwerking tussen Groenendal IT, Inserve en PayIBAN is een oplossing ontstaan die werkt – voor iedereen.

Ben je IT-dienstverlener en worstel je ook met incasso’s? Neem contact op met PayIBAN of Inserve. Sjoerd: “Soms moet je gewoon bellen. Dan ontdek je hoe makkelijk het kan zijn.”