Wat betekent incasso en waar moet je op letten?

Gemiddelde betaaltermijn meer dan 30 dagen

Uit onderzoek van Graydon blijkt dat de gemiddelde betaaltermijn van zakelijke facturen rond 40 dagen ligt.

Het gaat hierbij om facturen die door uw klanten worden overgemaakt naar uw rekening. Bedrijven hebben hier doorgaans geen directe invloed.

Dat is jammer, want als u als bedrijf wel invloed zou hebben op deze betaaltermijn en uw facturen altijd binnen 30 dagen zouden worden betaald, dan kan dit uw cashflow aanzienlijk verbeteren.

Kenmerk van incasso

Door gebruik te maken van incasso heeft u als bedrijf direct invloed op het moment dat uw facturen worden betaald. Als u met uw klanten heeft afgesproken altijd op de laatste dag voor het verstrijken van de betaaltermijn te incasseren, dan ontvangt u dus ook altijd uw gelden op de 30e dag.

Eén van de belangrijkste kenmerken van incasso, is dat naast dat u bepaalt wanneer u incasseert uw klanten er ook voordeel bij hebben. Want u kunt bijvoorbeeld uw klanten een korting geven als u standaard binnen de 30 dagen incasseert of zelf extra korting als u binnen 15 dagen incasseert.

Incasseren biedt u mogelijkheden én gelegenheden om met klanten hierover in gesprek te gaan en af te stemmen wat uw voorkeuren zijn en welke voordelen u uw klanten in ruil hiervoor wilt bieden.

Kenmerk van incasso

Een ander kenmerk is dat incasso voor uzelf als uw klanten een tijdbesparende betaaloptie is. Uw klanten hoeven geen facturen in te boeken in hun administratie en nadat u heeft geincasseerd deze facturen af te letteren.

U stuurt uw klanten periodieke facturen en incasseert deze facturen zoals u met uw klanten heeft afgesproken en zowel uw uitgaande als de inbkomende facturen van uw klanten worden automatisch afgeletterd.

Vergelijk dit met het sturen van facturen via email en de handmatige verwerking van uw factuur door uw klant. Dat is met incasso voor iedereen een tijdbesparende oplossing.

Storno-risico

Incasseren is niet geheel zonder risico's. Uw klanten kunnen uw incasso storneren via hun bankapp. Het is dan ook u om aan te tonen dat u een papieren machtiging of een incassomachtigingkunt tonen.

Er kan ook sprake zijn van onvoldoende saldo op de rekening van uw klant. Of dat uw klant zijn bank belt en melding maakt van een onterechte incasso.

Maar deze risico's zijn te minimaliseren door uw klanten vooraf goed te informeren hoe u met incasso omgaat, wanneer u gaat incasseren en gebruikt maakt van alleen een papieren machtiging of incassomachtiging.

Maakt u gebruik van een € 0,01 betaling via iDEAL of een vinkje in een online formulier, dan valt in het geval van een storno het volledige risico op terugbetaling bij u. De gevolgen en dus ook de kosten kunnen dan aanzienlijk oplopen omdat alle door u geincasseerde bedragen over de laatste 13 maanden dan door uw bank direct kunnen worden teruggeboekt naar de rekening van uw klanten. En met een beetje pech brengt uw bank ook de kosten van € 65 voor een Melding Onterechte Incasso (MOI) ook bij u in rekening.

Een betaling van € 0,01 cent of internet vinkje wekt de indruk van gemak voor uw klanten en voor u, maar als voor de € 0,01 betaling gebruik maakt van een betaalprovider, dan zal ook deze alle eerder aan u uitbetaalde gelden bij u terugvorderen of inhouden op uw toekomstige uitbetalingen. Ons advies is om hierover met uw betaalprovider in gesprek te gaan hoe zij hiermee omgaan nog voordat uw klanten melding maken van een MOI.

Is de zakelijke incasso iets voor uw bedrijf?

Naast de standaard variant van incasso, ook wel EURO incasso of consumenten incasso is er ook de zakelijke incasso. Het voordeel is dat deze incasso niet kan worden gestorneerd. Biedt u waardevolle diensten en producten aan, dan is een zakelijke incasso te overwegen. U kunt dus incasseren zonder dat uw klant de gelden kan terugvorderen.

Voor zakelijke incasso heeft u ook een zakelijke machtiging nodig. Normaliter moet uw klant deze zakelijke machtiging ondertekend per post naar zijn of haar bank verzenden. Pas na verwerking, zou u dan kunnen incasseren. Maar met de komst van zakelijke incassomachtigen kan deze variant ook volledig digitaal via de online bankomgeving worden afgegeven en geregistreerd.

De zakelijke incassomachtiging waarbij uw klanten direct via zijn eigen bank digitaal aan uw bedrijf een machtiging afgeeft, betekent voor uw klanten en voor uw bedrijf een aanzienlijke tijdsbesparing. Bij de papieren zakelijke machtiging moet uw klant handmatig de machtiging per post naar zijn eigen bank opsturen en pas na verwerking en regsitratie ervan door de bank van uw klant kunt u incasseren.

Aangezien u door de bank van uw klant hierover niet wordt geïnformeerd, is het altijd een gok of uw incasso slaagt of wordt gestorneerd.

Met de komst van de zakelijke incassomachtigen kunt u dus direct incasseren en is daarmee als achteraf betaalmethode zeker een optie om te overwegen.