Hoe werkt betalen met iDEAL en waar moet u op letten?

De eenvoud van iDEAL via een betaalprovider?

Veel bedrijven sturen hun klanten een factuur met een betaallink. Dat klinkt makkelijk en eenvoudig, maar eigenlijk werkt het in uw nadeel. Ook voor uw klanten betekent een betaalprovider extra handelingen. De enige die echt baat heeft bij iDEAL betalingen via een betaalprovider is de betaalprovider.

Voor- en nadelen van iDEAL betaallinks via betaalprovider

1. Keuzevrijheid of uitstel van betaling?

Uw klant bepaalt wanneer de factuur wordt voldaan. Dat geeft uw klant keuzevrijheid, maar leidt vaak ook tot uitstel van betaling.

[TIP] Bereken eens hoeveel klanten uw factuur betalen binnen 24 uur na ontvangst van de betaallink. Is dit percentage hoger dan 80%? Een prima score! Maar als het percentage lager is, kunt u nog veel winst behalen.

2. Handmatige actie

Wanneer u een betaallink verstuurt, vraagt dat om een handmatige actie van uw klant. Deze moet immers op de betaallink klikken, inloggen bij de bankomgeving en de betaling goedkeuren. Een proces van drie handelingen waarbij de kans bestaat dat uw klant afgeleid raakt en afhaakt. Waardoor u langer op de betaling moet wachten.

3. Betaalprovider zorgt voor vertraging

U kunt alleen gebruik maken van betaallinks wanneer u een betaalprovider heeft. De tussenkomst van een betaalprovider zorgt ook weer tot vertraging. Want hoewel de betaalprovider uw geld direct na betaling ontvangt, duurt het vaak nog een aantal dagen voor het daadwerkelijk op uw rekening staat.

4. Afletteren

Ook het afletteren van facturen moet handmatig gebeuren als u iDEAL via een betaalprovider aanbiedt. Dit vraagt dus ook extra handelingen van u. Stel: Uw klant betaalt een factuur van € 100. Een aantal dagen later ontvangt u € 99,30 op uw rekening. Dit is het factuurbedrag minus de kosten van de betaaltransactie.

Worden er meerdere facturen tegelijkertijd uitbetaald? Dan houdt uw betaalprovider van het totaalbedrag in één keer alle transactiekosten in. Dat betekent dat u het totaalbedrag zelf handmatig moet uitsplitsen in bedragen per factuur en deze stuk voor stuk moet afletteren. Dit betekent veel uitzoekwerk en kans op fouten in uw administratie.

Is overstappen op incasso een alternatief?

Een betaalprovider lijkt dus makkelijk, maar zorgt in de praktijk vaak toch voor extra werk en kosten. Een alternatief is overstappen op incasso. Met incasso bepaalt u namelijk wanneer de factuur wordt betaald. Maar er zitten nog meer voordelen aan incasseren. We zetten ze op een rij:

1. Geen kosten van de betaalprovider

Bij incasso incasseert u het volledige factuurbedrag. Er worden geen kosten van de betaalprovider ingehouden. Een bijkomend voordeel hiervan is dat uw facturen en inkomende betalingen direct en automatisch in uw administratie worden verwerkt.

2. Geen uitstel van betaling meer

Met incasso bepaalt u, als incassant, wanneer uw klanten de facturen betalen. U kunt zelf bepalen op welke dag van de maand u incasseert.

3. Volledige betaling

Uw facturen worden via incasso direct betaald. Het betaalpercentage is dus gelijk aan 100%. Wanneer u dit vergelijkt met het betaalpercentage van een betaallink (stel: 30%) dan betekent dit dat 70% van uw openstaande facturen nog moet worden betaald. Terwijl het volledige bedrag met incasso al direct op uw rekening had gestaan…

Hoe stapt u over naar incasso?

Om gebruik te maken van incasso vraagt u bij uw bank een incassocontract aan. Wilt u uw klanten ook digitaal laten machtigen, dan vraagt u ook een contract voor incassomachtigen aan. Daarvoor heeft u geen betaalprovider meer nodig, maar wel een mandaat service provider zoals PayIBAN. Een mandaad service provider zorgt voor de technische koppeling met alle banken en dat de machtiging op uw bedrijfsnaam wordt geregistreerd.

Als het gaat om de kosten, dan bespaart u met incasso geld. Een incasso kost namelijk € 0,08 en voor een betaallink betaalt u gemiddeld tussen € 0,25 en € 0,75. Tel uit uw winst.

Voordeel van zakelijke incasso

Naast de standaard variant van incasso is er ook de zakelijke incasso. Het grote voordeel daarvan is dat deze niet kan worden gestorneerd. Biedt u waardevolle diensten en producten aan,dan adviseren wij om zakelijke incasso te overwegen. Dan kunt u incasseren en uw klant kan de gelden niet terugvorderen.

Voor zakelijke incasso heeft u ook een zakelijke machtiging nodig. Normaal gesproken moet uw klant deze zakelijke machtiging ondertekend per post naar zijn of haar bank verzenden. Pas na verwerking, zou u dan kunnen incasseren. Maar met de komst van zakelijke incassomachtigenkan deze machtiging ook volledig digitaal via de online bankomgeving worden afgegeven en geregistreerd.

Koppeling met Exact Online

Het afgeven van machtigingen kan sinds 2014 al volledig digitaal via de bank worden afgegeven, maar om te incasseren moet de machtiging ook in uw administratie worden verwerkt.

Precies aan deze ontwikkeling komt de Exact Online App tegemoet. Klanten geven via een unieke link een (zakelijke) incassomachtiging af en alle machtigingsgegevens worden vervolgens automatisch in de klanktaart bijgewerkt. Zodra de incassomachtiging is afgegeven, kunt u direct factureren en incasseren.